Itcan-Blog
August 20, 2020

للأعمال Google مجموعات
٧ استخدامات مميزة

زمن القراءة : 10دقائق
ABDULLAH ALTHANI
زمن القراءة : 10دقائق
ABDULLAH ALTHANI
مشاركة المادة

المقدمة

تعد مجموعات Google أداة تعاون أساسية عبر الإنترنت لمشاركة الموضوعات والرد على المناقشات مثل منتدى مع عدة أشخاص. تحقق من الحالات السبع المفيدة لـ G Suites.

مجموعات Google هي خدمة قديمة لمشاركة المواضيع والرد عليها والنقاش من عدة أشخاص كما هو حال المنتديات الرقمية. كل مجموعة لديها بريدها الإلكتروني الخاص بحيث يتم تحويل جميع الرسائل المستلمة لهذا البريد إلى جميع أفراد المجموعة وإتاحة الفرصة لهم بالرد على الرسالة من صناديق البريد الخاصة بهم. على الرغم من تميز هذه الخدمة في النقاش والتواصل إلا أنها فقدت شعبيتها مع ظهور شبكات التواصل الإجتماعي. 

في المقابل، مجموعات Google للأعمال وهي جزء من حزمة G suite، مهمة جداً لأي منظمة صغيرة كانت أو كبيرة. نشارك معكم في الأسفل بعضاً من الاستخدامات التي بإمكانها تعزيز التعاون في العمل.  

لتفعيل مجموعات Google من منصة الصلاحيات (Admin Console) ستتمكن من إضافة المجموعات وإدارتها من صفحة المشرف. بالإضافة لذلك في حال كانت المجموعات متاحة للكل بإمكان أي شخص إنشاء مجموعة من خلال صفحة مجموعات Google

استخدامات مميزة: 

بعد تجهيز المجموعات في المنظمة بإمكانك تخصيصها بعدة طرق، قمنا بمشاركة بعض النصائح التي نعتقد أنها عملية ومفيدة: 

1. مشاركة ملف أو مستند مع مجموعة

من الممكن مشاركة أو دعوة أحدى مجموعات Google بالكامل لمستند Google doc أو أي خدمات Google الأخرى التي تسمح المشاركة. مشاركة ملف مع المجموعة سيسهل إدارة وتعديل الأعضاء الذين يملكون صلاحيات لعدة ملفات دون الحاجة لتغيير صلاحيات جميع الملفات في كل مرة.

 على سبيل المثال، لو كان فريق الإدارة المالية يدير ١٠٠٠ ملف وإنضم للفريق فرد جديد، فلست بحاجة لمشاركة كل الملفات مع هذا الفرد. كل ماتحتاج إليه هو إضافة هذا الفرد إلى المجموعة التي لديها الصلاحيات. وبإمكانك أيضاً دعوة مجموعة إلى المحادثات Google Chat، Google Meets، وأيضا دعوات التقويم Google Calendar.

2. المشاركة بإسم المجموعة

هناك وسيلتين لإرسال رسائل إلكترونية باسم المجموعة. الطريقة المباشرة هي الإرسال عن طريق إعدادات المجموعة. بإمكانك الرد باسم المجموعة للمشاركات المرسلة أو إضافة موضوع جديد. 

لإضافة موضوع جديد ستقوم بإرسال رسالة لكل المنتسبين للمجموعة ولكن بإمكانك إضافة نسخ كربونية (CC) لأي بريد إلكتروني خارجي. هذه خدمة جيدة لاستخدامها في التواصل  مع العملاء. 

الوسيلة الثانية هي الإرسال بإسم المجموعة عن طريق إعدادات بريدك Gmail. تحت صفحة الحسابات Accounts.اختر إضافة بريد إلكتروني آخر تحت خيار إرسال بريد بواسطة “Send mail as

اتبع الخطوات وقد تستلم بريد يحتوي على رمز تفعيل أو يتم التفعيل تلقائياً. ستتمكن بعد ذلك من الإرسال باسم المجموعة من بريدك العادي عندما تقوم بإرسال بريد جديد أو تقوم بالرد على رسالة. هذه الميزة جيدة للأسماء العامة أو أسماء المناصب حيث تستطيع أن تقوم بالتبديل بين الأشخاص. على سبيل المثال، تستطيع أن تقوم بعمل مجموعة تدعى مدير التسويق Marketing Manager.

3. إرسال الإعلانات للمجموعة

أحد أهم الاستخدامات لمجموعات Google هو إرسال الإعلانات للمنظمة. وهي أحد أشهر الاستخدامات للمجموعات وتبرز أهميتها في المنظمات التي تحتوي على عدد كبير من الأعضاء. بإمكان كل إدراة إرسال أخر المستجدات لموظفيها بكل سهولة. 

4. تضمين مجموعة داخل مجموعة

أحد الطرق الجيدة لتنظيم التواصل داخل المنظمة هو عن طريق تشكيل مجموعة لكل فريق عمل ليسهل التواصل مع كافة الفريق مرة واحدة. الجميل في الموضوع أنه بإستطاعتك إضافة مجموعة داخل مجموعة أخرى، بالتالي ستتمكن من تشكيل هيكلة المنظمة في مجموعات. على سبيل المثال، بإمكانك تضمين فريق التوظيف في مجموعة وفريق شؤون الموظفين في مجموعة أخرى وتقوم بتضمين كلا المجموعتان في مجموعة الموارد البشرية. أيضا في المجموعات تقوم بإضافة مجموعات صغرى وبالتالي يسهل عليك التواصل مع كل إدارة أو فريق سواء كان كبيرا أو صغيرا. 

5. الرد الآلي من المجموعة

الرد الآلي على الرسائل المستلمة هي أحد الخصائص المتميزة، حيث يستلم المرسل للمجموعة رسالة تلقائية ترد على رسالته المرسلة. من الممكن الاستفادة من الخدمات في عدة استخدامات مفيدة. على سبيل المثال، تستطيع تخصيص مجموعة لاستلام تذاكر خدمة العملاء، كل تذكرة مفتوحة سيتم الرد عليها تلقائياً بأننا قمنا باستلام رسالتك وسنقوم بالرد في أقرب فرصة. من مميزات مجموعات Google أيضا، إمكانية تعيين كل تذكرة لأحد أعضاء المجموعة بحيث يجب عليه إغلاق التذاكر المفتوحة لديه. 

6. إضافة جميع أفراد المنظمة في مجموعة رئيسية

أحد التطبيقات الأساسية في المجموعات هي إمكانية إضافة جميع أفراد المنظمة في مجموعة أو مجموعات عامة. أي فرد جديد يتم إضافته للمنظمة سيتم إضافته للمجموعة تلقائياً.

 هذه الميزة جيدة لإرسال إعلانات للجميع. نقترح تحديد عدد المشرفين الذين بإمكانهم إرسال مواضيع لهذه المجموعة في المنظمات الكبيرة. عدم فعل ذلك سيتيح لأي شخص إرسال رسالة للجميع.

7. إضافة بريد إلكتروني من خارج المنظمة في المجموعة

من الممكن إضافة أي بريد إلكتروني للمجموعات حتى ولو لم يكن جزء من أي G suite أو بريد Google. ليس فقط بإمكانك إضافة العناوين البريدية الخاصة بالأفراد، نجد أنه من الجميل إمكانية إضافة أي بريد إلكتروني لأي أغراض أخرى مثل بعض الخدمات أو مثلا إضافة أحد قنوات Slack بالمجموعة بحيث أن الموضوع الجديد يتم مشاركته في القناة تلقائياً. 

الخاتمة

مجموعات Google هي إحدى  التطبيقات الكثيرة التي تقدمها Google تحت حزمة G Suite. ونعتقد أنها أحد أهم المكملات لجميع الحلول الأخرى. لاحظنا العديد من المنظمات يقومون بإنشاء عدة مستخدمين فقط لإرسال إعلانات أو للحصول على عنوان بريد خاص مثل المبيعات على سبيل المثال للتواصل مع العملاء. لكنهم بكل بساطة بإمكانهم استخدام المجموعات وأيضا توفير المبالغ الإضافية الناتجة عن المستخدمين الإضافيين.

استراتيجيات التسويق بالعمولة للتجارة الإلكترونية

المؤثرون في وسائل التواصل الاجتماعي وتأثيرهم على العلامات التجارية

المؤثرين على إنستقرام

مفاتيح العلاقات الناجحة مع العملاء والاحتفاظ بهم

مفاتيح العلاقات الناجحة مع العملاء والاحتفاظ بهم

ما الذي يخلق ثقافة الشركة الجيدة

ثقافة العمل

التأثيرالإيجابي لـفيروس كورونا على التسويق بالعمولة

التسويق بالعمولة

نظرة ثاقبة على ثقافة الشركة المميزة اتكان

ثقافة بيئة العمل

الجمعة السوداء وتسويق المؤثرون: دليل التجارة الإلكترونية لدول مجلس التعاون الخليجي

دليل التجارة الإلكترونية في الجمعة السوداء

أنشطة بناء فريق العمل ، بطريقة اتكان

أنشطة بناء فريق العمل